1. RENDRE COMPTE de l’utilisation des fonds confiés

L’obligation de rendre compte découle de l’article R 432-14 du code du travail qui impose une communication annuelle de la gestion financière du Comité par voie d’affichage en indiquant les ressources dont il dispose et les dépenses qu’il a assumées au titre du fonctionnement et des œuvres sociales. Les fonds reçus par le Comité sont détenus pour le compte de tiers : les salariés. Leur gestion doit faire l’objet d’une rigueur toute particulière.

2. RESPECTER la législation et la règlementation sociales et fiscales

Le Comité dans le cadre de son fonctionnement et des activités sociales et culturelles doit respecter la législation :


• les circulaires règlementaires de l’ACOSS qui définissent les règles de déductibilité des activités sociales et culturelles, les sommes versés à ce titre ne doivent pas être des compléments de rémunération,
• les règles fiscales concernant la TVA, la taxe sur salaires, et les déclarations obligatoires (déclaration d’honoraires,…),
• les règles sociales pour les Comités employant des salariés.

3. JUSTIFIER chaque dépense

Le Comité doit être en mesure de justifier chaque dépense par un document original, émis par un tiers. Ce document est généralement une facture, cependant le Comité doit s’assurer que l’émetteur est en droit de le facturer (inscription au RCS, à l’URSSAF,…). Concernant les dépenses internes, de type déplacement, elles doivent être justifiées par une note de frais accompagnée des originaux des dépenses engagées par l’élu ou le salarié.

4. REFERENCER et CLASSER les documents

Le Comité doit mettre en place un classement et un référencement des pièces justificatives qui permettent de faire le lien entre les documents originaux et la rédition des comptes. Le choix du mode de classement est libre, chronologique, par bénéficiaire, par type de dépense, mais il doit permettre au moyen d’une numérotation logique des pièces de retrouver tout justificatif.

5. TENIR une comptabilité adaptée

Le Comité doit évaluer sa propre situation et choisir une tenue de comptabilité et un mode de traitement des données comptables le mieux adapté. On distingue deux principaux types de tenue de comptabilité :


• la comptabilité de trésorerie qui consiste à comptabiliser les dépenses et les recettes à partir des mouvements de trésorerie,
• la comptabilité d’engagement qui consiste dans un premier temps à comptabiliser les engagements constatés (factures fournisseurs,..) puis de les solder au fur et à mesure de leur règlements.
  Dans le deuxième cas les engagements non soldés à la clôture de l’exercice constituent une charges ou un produits de l’exercice, alors que dans le premier cas ils sont reportés sur l’exercice suivant.

6. RESPECTER la séparation des budgets Activités Sociales et Culturelles et Fonctionnement

Dans la tenue comptable, le Comité doit respecter la séparation des budgets, règle imposée par le code du travail : article R 432.-14. Cette contrainte nécessite :


• la mise en place d’une comptabilité analytique,
• le respect de la séparation des réserves,
• la définition et l’adoption en réunion plénière des clés de répartition des dépenses communes.

7. PREVOIR : ELABORER un budget par activité

Le budget est un acte « politique » du Comité. En effet, le Comité décide de l’utilisation de ses ressources dans le cadre des règles législatives et du règlement intérieur et le budget est le prolongement des décisions politiques. Le budget est en générale une synthèse des opérations antérieures (les comptes de l’exercice précédent) et des nouvelles orientations décidées. Le budget doit être présenté et approuvé en réunion plénière.

8. RECHERCHER le meilleur rapport qualité/prix dans la gestion des dépenses

Dans le cadre de la gestion de activités sociales et culturelles, le Comité fait appel a de nombreux sous traitants et doit respecter certains principes :


• une procédure d’achat structurée : qui commande ? qui choisit ?...
• une commission d’appel d’offre pour les prestations les plus significatives,
• des demandes de devis à plusieurs prestataires,
• une comparaison des prix en utilisant les moyens à sa disposition (Internet,…).

9. ORGANISER les différentes fonctions : secrétaire, trésorier : établir un règlement intérieur

Le Comité doit structurer son organisation interne, définir et respecter le rôle de chacun. Pour se faire il doit adopter un Règlement Intérieur qui va définir notamment :


• le rôle, les devoirs et les pouvoirs du trésorier qui ne sont pas définis par la loi,
• la séparation des fonctions entre secrétaire et trésorier,
• les procédures internes et les moyens de contrôles.

10. FAIRE CONTRÔLER et VALIDER par l’expert comptable

Pour effectuer sa mission économique en toute sérénité, le Comité ne doit pas pouvoir être mis en cause sur sa gestion. Dans un objectif de transparence et de respect des règles internes et externes, le Comité doit faire contrôler et valider ses comptes par un tiers indépendant, ce qui garantie son impartialité.