CSE : conseils et bonnes pratiques

Depuis 2015, les comités, devenus Comités Sociaux Économiques suite aux ordonnances de 2017, sont soumis à des obligations comptables précises, différentes selon leur taille.

Si ces règles, établies par le code du travail, permettent de bien appréhender les obligations des CSE, il est souvent nécessaire et recommandé de les compléter par certaines bonnes pratiques qui vont faciliter et sécuriser la gestion du CSE.

Trois catégories de taille sont distinguées

• Les grands CSE sont ceux qui dépassent deux des trois seuils suivants : 50 salariés dans le CSE, total de bilan de 1,55 millions d’euros, ressources de 3,1 millions d’euros. Ils sont soumis aux obligations comptables définies à l’article L. 123-12 du Code de commerce selon lequel « Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l’enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. Ces mouvements sont enregistrés chronologiquement. Elle doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise. Elle doit établir des comptes annuels à la clôture de l’exercice au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire. Ces comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe, qui forment un tout indissociable« . En outre, ils ont l’obligation de faire certifier leurs comptes par un commissaire aux comptes et doivent mettre en place une commission des marchés.
• Les moyens CSE sont ceux qui ne dépassent pas deux des trois seuils précités (50 salariés, total de bilan de 1,55 millions d’euros, ressources de 3,1 millions d’euros) mais dont les subventions perçues excédent 153 000 euros. Ils sont également soumis aux obligations comptables définies à l’article L. 123-12 du Code de commerce mais avec une présentation simplifiée des comptes annuels. S’ils ne doivent pas faire certifier leurs comptes par un commissaire aux comptes, ils ont l’obligation de confier la présentation de leurs comptes à un expert-comptable.
• Enfin, les petits CSE sont ceux dont les subventions ne dépassent pas 153 000 euros. Ils n’ont que l’obligation de tenir une comptabilité « ultra-simplifiée », qui consiste en une comptabilité de trésorerie. Ils n’ont donc pas l’obligation recenser leurs actifs et passifs en fin d’exercice sous la forme d’un véritable bilan.

Un compte de résultat présenté en deux sections pour tous les CSE

Une obligation préexistante a été reprise dans l’article 131-2 du règlement n° 2021-05 de l’ANC dans sa partie relative au compte de résultat : le compte de résultat des comités fait apparaître les charges et les produits enregistrés selon leur nature en distinguant ceux relevant des deux sections suivantes :

• la section « Attributions économiques et professionnelles » enregistrant les opérations relevant des attributions économiques et professionnelles définies à l’article L. 2312-8 du code du travail ;
• la section « Activités sociales et culturelles » enregistrant les opérations relevant des attributions en matière d’activités sociales et culturelles définies à l’article L. 2312-78 du code du travail.

Une obligation de tenir une comptabilité

Si les petits CSE n’ont qu’une obligation de tenir un suivi comptable « ultra simplifiée », un livre de recettes et de dépenses, les moyens et gros CSE doivent eux obligatoirement tenir une comptabilité. Pour cela, ils doivent saisir leurs opérations sur un logiciel conforme aux règles légales et s’assurer que l’outil qu’ils utilisent répond bien à toutes les obligations.

Les contraintes sont plus élevées pour les CSE assujettis à la TVA sur la restauration. Depuis le 1er janvier 2018, tous les assujettis à la TVA doivent enregistrer leurs règlements au moyen d’un logiciel de comptabilité, de gestion ou d’un système de caisse, conforme et accrédité par un organisme validé par le Cofrac.

Au-delà de ces obligations définies dans le code du travail, il est utile et nécessaire de mettre en place des règles de bonnes pratiques :

1- RESPECTER la législation et la règlementation

Le Comité, dans le cadre des AEP et des ASC, doit respecter la législation :

• les circulaires règlementaires de l’ACOSS qui définissent les règles de déductibilité des ASC, les sommes versées à ce titre ne doivent pas être des compléments de rémunération,
• les règles fiscales concernant la TVA, la taxe sur salaires, et les déclarations obligatoires (déclaration d’honoraires,…),
• les règles sociales pour les comités employant des salariés.

2- JUSTIFIER chaque dépense

Le Comité doit être en mesure de justifier chaque dépense par un document original, émis par un tiers. Ce document est généralement une facture, cependant le Comité doit s’assurer que l’émetteur est en droit de le facturer (inscription au RCS, à l’URSSAF,).

Concernant les dépenses internes, de type déplacement, elles doivent être justifiées par une note de frais accompagnée des originaux des dépenses engagées par l’élu ou le salarié.

3- RÉFÉRENCER et CLASSER les documents

Le Comité doit mettre en place un classement et un référencement des pièces justificatives qui permettent de faire le lien entre les documents originaux et le suivi comptable.

Le choix du mode de classement est libre, chronologique, par bénéficiaire, par type de dépense, mais il doit permettre au moyen d’une numérotation logique des pièces de retrouver tout justificatif.

4- RESPECTER la séparation des budgets

Dans la tenue comptable, le Comité doit respecter la séparation des budgets AEP et ASC. Cette contrainte nécessite souvent :

• la mise en place d’une comptabilité analytique,
• le respect de la séparation des réserves,
• la définition et l’adoption en réunion plénière des clés de répartition des dépenses communes.

Pour les produits et charges relevant des deux sections, les modalités de détermination des clés de répartition doivent être mentionnées dans l’annexe des comptes. Il convient de s’assurer de la bonne application des modalités de répartition qui auront été définies.

La question de l’imputation est souvent posée concernant les « frais annexes » aux ASC (frais de port, frais de gestion, frais d’expédition, …). Certains prestataires indiquent que les frais de gestion peuvent être imputés sur le budget des AEP et font même établir des chèques séparés ; ce qui est faux et donc irrégulier.

L’analyse de l’imputation sur un budget doit se faire par rapport à la finalité de la dépense et pas par rapport au compte bancaire utilisé. Ainsi toute dépense engagée pour permettre une ASC (y compris les frais annexes) doit obligatoirement s’imputer sur les ASC.

5- PRÉVOIR : ÉLABORER un budget prévisionnel

Le budget prévisionnel est un acte « politique » du Comité. En effet, le Comité décide de l’utilisation de ses ressources dans le cadre des règles législatives et du règlement intérieur et le budget prévisionnel est le prolongement des décisions politiques.

Le budget prévisionnel est, en général, une synthèse des opérations antérieures (les comptes de l’exercice précédent) et des nouvelles orientations décidées. Le budget prévisionnel établit pour les ASC et les AEP doit être présenté et approuvé en réunion plénière.

Le budget prévisionnel n’est pas spécifiquement mentionné comme une obligation dans le code du travail, ; cependant, il est indiqué que le rapport présentant des informations qualitatives sur les activités et sur la gestion financière du CSE comporte »les éléments d’analyse portant sur les écarts entre le budget prévisionnel et le budget réalisé » (article D 2315-38).

Cette mention rend implicitement le budget prévisionnel obligatoire.

6- RECHERCHER le meilleur rapport qualité/prix dans la gestion des dépenses

Dans le cadre de la gestion des ASC, le Comité fait appel à des prestataires et doit respecter certains principes :

• une procédure d’achat structurée : qui commande ? qui choisit ?…
• une procédure de mise en concurrence pour les prestations les plus significatives,
• des demandes de devis à plusieurs prestataires,
• une comparaison des prix en utilisant les moyens à sa disposition (Internet,…).

7- ORGANISER les différentes fonctions (secrétaire, trésorier, etc.) et établir un règlement intérieur

Le Comité doit structurer son organisation interne, définir et respecter le rôle de chacun. Pour se faire, il doit adopter un Règlement Intérieur qui va définir notamment :

• le rôle, les devoirs et les pouvoirs du trésorier qui ne sont pas définis par la loi,
• la séparation des fonctions entre secrétaire et trésorier,
• les procédures internes et les moyens de contrôles.

8- FAIRE CONTRÔLER et VALIDER par l’expert-comptable

Pour effectuer sa mission économique en toute sérénité, le Comité ne doit pas pouvoir être mis en cause sur sa gestion. Dans un objectif de transparence et de respect des règles internes et externes, le Comité doit faire contrôler et valider ses comptes par un tiers indépendant ; ce qui garantit son impartialité.

Bien que le recours à l’expert-comptable ne soit obligatoire « que » pour les CSE du seuil intermédiaire, nous conseillons que les petits et grands CSE fassent également appel à un expert-comptable, afin de sécuriser la gestion de leur CSE.

Article de Xavier Huault-Dupuy, expert-comptable et membre du comité CSE de l’Ordre des experts-comptables Paris Île-de-France