Commission Qualité et normes

Chaque année le conseil régional sélectionne en moyenne 500 experts-comptables pour bénéficier d’un contrôle qualité.

La sélection des contrôles est réalisée prioritairement par une approche par les risques, tenant compte de différents critères, tels que :

• suivi de la formation LBC-FT non déclarée,
• expert-comptable inscrit depuis 5 ans n’ayant jamais bénéficié d’un contrôle qualité,
• expert-comptable dont le dernier contrôle qualité remonte à plus de 6 ans,
• expert-comptable identifié à risques par les services régaliens.

Le reste de la sélection se fait de manière aléatoire par le système informatique.

✔ Pré-avis de contrôle

En octobre N-1, vous recevez un message de l’Ordre des experts-comptables Paris IDF vous invitant à consulter votre boîte mail. Vous trouvez un mail de pré-avis de contrôle vous informant que vous allez bénéficier d’un contrôle qualité sur l’année suivante. Ce délai vous permet de vous préparer efficacement.

Grâce à l’outil « diagnostic de conformité », vous pouvez réaliser un contrôle qualité « à blanc » confidentiel, pour identifier les risques du cabinet au travers de 47 questions portant sur 5 thématiques :

• règles professionnelles,
• anti-blanchiment,
• qualité et organisation du cabinet,
• acceptation / lettres de mission,
• réalisation des missions.

Vous obtenez ainsi :

• des préconisations d’actions à mener (pistes de progrès) quand le diagnostic détectera des faiblesses,
• des conseils sur les outils disponibles pour la profession afin d’améliorer le fonctionnement du cabinet.

En fonction des résultats du diagnostic, vous pouvez vous inscrire, si vous le souhaitez, à une formation spécialement mise en place dans le cadre du contrôle qualité en collaboration avec Sup’Expertise.

C’est une nouvelle formation, innovante sur le plan pédagogique, qui est composée :

• d’une première partie théorique, en ligne, selon la méthode interactive Didask (3h) : cette stratégie d’apprentissage fondée sur les sciences cognitives permet d’actualiser ses connaissances des normes et des règles professionnelles de façon pro-active et constructive,
• d’une seconde partie, en présentiel, animée par un contrôleur de qualité expérimenté (3h) : cet instant d’échange et de dialogue entre professionnels permet de poser toutes ses questions sur le déroulé du contrôle.

Ainsi, vous aurez toutes les clés en main pour réussir votre contrôle !

✔ Notification du contrôle

Au mois de mai, vous recevrez une notification par mail vous invitant à remplir un questionnaire préparatoire en ligne (sur le portail qualité). Les coordonnées du contrôleur désigné vous seront transmises à cette occasion, vous pourrez dès lors le contacter, pour toutes questions relatives à votre contrôle. C’est votre interlocuteur privilégié.

L’essentiel des rubriques prévues par le questionnaire pourra être renseigné sans difficulté. Un certain nombre de questions peuvent toutefois demander des recherches plus élaborées. Ce travail préalable sera l’opportunité d’une réflexion sur le cabinet.

La collecte des données nécessaires permettra bien sou- vent une mise en perspective constructive. En outre, le travail de préparation, effectué par le contrôleur à partir d’un questionnaire correctement renseigné, facilitera un dialogue plus riche d’enseignements et d’expériences partagées, lors du contrôle.

Le questionnaire doit être rempli dans les 30 jours de sa réception.

✔ Le contrôle sur place

Le contrôle qualité dit « règlementaire » se déroule au siège du cabinet ou du bureau concerné. L’organisation de la structure, le nombre d’associés, le nombre de bureaux secondaires, l’éloignement géographique entre les bureaux contrôlés… sont autant de facteurs qui vont influencer la durée du contrôle, mais en moyenne on peut dire 1/2 journée.

Lors de sa visite dans les locaux du cabinet, le contrôleur procède à deux types de contrôle :

• Le premier, de nature structurelle, conduit à un diagnostic de l’organisation interne. Son objectif consiste à apprécier l’adéquation des méthodes et procédures aux normes, règles professionnelles et usages de la profession. Le contrôleur dégage, à cette occasion, les principales forces et, le cas échéant, faiblesses du cabinet et fait part de ses remarques.
• Le second consiste en un examen technique d’un certain nombre de dossiers. Le contrôleur examine alors la qualité des méthodes mises en œuvre et les modalités d’exercice des diligences. L’examen technique est mené par référence aux normes et règles en vigueur ainsi qu’aux usages de la profession.

✔ Les conclusions

À la fin du contrôle, une lettre conclusive est adressée par la présidence du conseil régional à l’expert-comptable contrôlé, sur la base du rapport établi par le contrôleur et validé par un superviseur. Il s’agit :

• soit d’une lettre sans observation (avec ou sans recommandations),
• soit d’une lettre avec observations (avec ou sans recommandations),

Afin d’assurer une qualité maîtrisée des travaux de la profession et de matérialiser un suivi des risques, une procédure de suivi des observations est désormais mise en place. Le cabinet est invité à transmettre au conseil régional un plan d’actions correctives visant à apporter à l’organisation du cabinet les modifications nécessaires.

•  soit d’une lettre avec observations et recontrôle à un an. Ce recontrôle à un an a pour but de s’assurer que les observations ont été suivies d’effet.

✔ La performance des cabinets

Dans le cadre de la réforme du contrôle qualité, engagée par le conseil régional de l’Ordre de Paris IDF en 2019, un nouveau volet est désormais proposé au contrôlé. Il est consacré à l’amélioration de la performance du cabinet.

Ce nouvel accompagnement est l’occasion d’un échange informel et confidentiel avec le contrôleur sur différents aspects de la gestion du cabinet tels que la stratégie, l’organisation, le pilotage, le marketing, la communication, les ressources humaines… Ces pistes de réflexion ont pour objectif de guider les cabinets dans la conduite du changement (nouvelles missions, évolution technologique, évolution des compétences intra…)

Sur la base du diagnostic performance précédemment renseigné, le dirigeant du cabinet échange avec le contrôleur sur les aspects stratégiques du cabinet.

Le contrôleur peut alors :

• alerter sur quelques points sensibles de leur diagnostic,
• écouter les difficultés rencontrées dans leur gestion,
• répondre aux questions et apporter un éclairage sur quelques points clés,
• orienter le contrôlé et donner de pistes de solutions avec les différents outils développés par l’Ordre au service de la profession : Bbigger, Bbusi, Performance Academy, e-coll, PON…

Cette dernière partie ne fait l’objet d’aucune transmission, ni restitution à l’Ordre et n’a aucune incidence sur la lettre conclusive émise à l’issue du contrôle règlementaire.